Al giorno d’oggi le imprese operano in un contesto fortemente digitalizzato e anche le comunicazioni con i diversi interlocutori avvengono attraverso i canali digitali. Per questo motivo, è fondamentale disporre di uno strumento adatto a tale scopo, come una email aziendale. Quest’ultima è molto di più di una casella di posta elettronica con un dominio personalizzato: con una buona email professionale, infatti, è possibile mettersi al riparo da possibili attacchi informatici e proteggere così le proprie comunicazioni da occhi indiscreti. Tuttavia, questa potrebbe non bastare a soddisfare tutte le esigenze di un’azienda; è preferibile, quindi, avvalersi di un’intera suite collaborativa che include diversi strumenti utili anche per le comunicazioni e la cooperazione interna del team di lavoro.

I servizi offerti dalle collaboration suite

Una collaboration suite, come è facile intuire dal nome, è uno strumento che permette agli utenti in ambito business di collaborare e comunicare con l’esterno in modo efficiente e produttivo, ma fa molto di più di questo. Infatti, una buona collaboration suite è in grado di offrire, oltre alla posta elettronica, altri servizi, come la “valigetta” (ovvero un archivio per i documenti) da condividere con gli altri collaboratori del team, che possono accedere al contenuto per visualizzarlo o modificarlo direttamente. Altre funzionalità utili sono il calendario condiviso con tutti i progetti con le relative scadenze e gli appuntamenti, e la rubrica sincronizzata su tutti i dispositivi nonché l’email filtering, utile per proteggere le proprie comunicazioni aziendali.

In poche parole, una suite collaborativa è una soluzione completa che racchiude l’email e altri strumenti professionali, e permette di non doversi preoccupare della perdita dei dati e dei file aziendali, nonché di poter lavorare anche da remoto.

Come scegliere la collaboration suite

Affidarsi ad un provider di email aziendale sicuro ed affidabile rappresenta sicuramente un’ottima scelta per qualsiasi azienda o ufficio. Tuttavia, le offerte presenti sul mercato sono svariate ed eterogenee, il che non rende semplice fare la scelta giusta. Al fine di non commettere errori è fondamentale basarsi sulle proprie esigenze reali e puntare su una soluzione che sia completa, come ad esempio la mail aziendale Zimbra Collaboration Suite pensata proprio per ottimizzare la gestione delle informazioni all’interno di qualsiasi organizzazione, pubblica o privata che sia.  Inoltre, è sempre consigliabile puntare su collaboration suite che offrano anche un’adeguata protezione dagli attacchi informatici effettuati dagli hacker.

L’email aziendale

La casella di posta elettronica professionale è uno degli elementi essenziali di una suite collaborativa. Rispetto a una soluzione su server interni, l’email su cloud ha diversi punti di forza che possono rendere più efficiente la propria organizzazione. In particolare, essa permette una gestione semplice di tutti i domini collegati alla casella di posta elettronica in pochi click, ma non solo. I filtri antispam ed antivirus, infatti, permettono di proteggere le comunicazioni, bloccando in entrata i messaggi di spam, phishing oppure malware. Il backup continuo garantisce il recupero dei dati in caso di perdita accidentale, errori o guasti del sistema. In questo modo, non si corre il rischio di smarrire informazioni che possono essere fondamentali per la propria attività.  Inoltre, non bisogna dimenticare l’ampio spazio di archiviazione offerto dalle caselle email in cloud, che permette di gestire grandi flussi di e-mail e conservarle a lungo senza preoccupazioni e senza dover trasferire i messaggi su altri server.

L’Email filtering

La posta elettronica professionale gioca un ruolo cruciale nel lavoro quotidiano di una qualsiasi organizzazione, sia essa privata o pubblica. Non a caso le e-mail rappresentano uno dei veicoli maggiormente utilizzati dagli hacker, e non solo, per l’invio di virus o di tentativi di truffa, pubblicità non richiesta ecc. Pertanto, è fondamentale avere un filtro posto a monte del proprio server di posta elettronica capace di garantire l’adeguata protezione da malware, spam e tutti i rischi che possono derivare da email poco sicure. Tra l’altro, alcune email professionali offrono un servizio antispam impeccabile in quanto garantiscono il controllo analitico delle email direttamente dal personale presso server farm certificate. Al fine di proteggere al meglio la propria attività da possibili attacchi, è importante puntare su quelle email professionali che offrono soluzioni di email filtering basate su antivirus e sistemi antispam che controllano in tempo reale le email e gli allegati in esse presenti.

I vantaggi del cloud e-mail filtering

Optando su email professionali che offrono il servizio di email filtering, è possibile ottenere un risparmio di banda considerato che in Europa in media l’85/90% della posta è spam e che questa viene bloccata dal filtro, significa poter migliorare le prestazioni della propria rete. Un altro vantaggio è quello della continuità del servizio, in caso di down del collegamento a internet aziendale, infatti, il server antispam continua ad accettare la posta in arrivo mettendola semplicemente “in coda” fino al ripristino della disponibilità del server di posta. Infine, il vantaggio più importante è quello di avere una sicurezza al 100% da attacchi hacker i quali non arrivano alla rete aziendale ma si fermano sull’apposito server antispam, gestito in alcuni casi totalmente a carico del provider della email aziendale tra l’altro.